Điểm quan trọng nhất là chuyển từ:
“Có việc → Marketing nhận → làm → feedback” sang:
“Có mục tiêu → thống nhất chiến dịch → brief rõ → team cùng đóng góp → sản xuất → duyệt → đo lường → rút kinh nghiệm.”
Điều này cũng khá đúng với định hướng Global Homes đang xây dựng: dùng dữ liệu, nội dung và công cụ để tạo giá trị thay vì chỉ sản xuất các ấn phẩm đơn lẻ.
I. MARKETING ĐANG THAY ĐỔI CÁCH VẬN HÀNH
Từ “NHẬN ORDER” → “CÙNG NHAU GIẢI BÀI TOÁN”
Thông điệp:
“Hiện tại Marketing đang xử lý rất nhiều đầu việc từ Ads, dự án, content, design, video, chấm căn, giỏ hàng, công cụ hỗ trợ sale...
Khi team còn ít người, cách làm nhanh nhất là nhận việc rồi xử lý.
Nhưng khi team đã lớn hơn, nếu tiếp tục làm như vậy thì càng nhiều người lại càng dễ rời rạc.
Vì vậy từ thời điểm này, muốn Marketing chuyển sang một cách làm có hệ thống hơn.
Không phải để làm quy trình cho phức tạp, mà để mọi người hiểu cùng một mục tiêu, order rõ hơn, sản phẩm tốt hơn và hạn chế thời gian làm sai rồi sửa lại.”
II. 4 NGUYÊN TẮC VẬN HÀNH MỚI
Nguyên tắc
Cách hiểu
1. Có mục tiêu trước khi có sản phẩm
Không order “làm 1 video”, mà phải biết video để làm gì
2. Brief rõ trước khi sản xuất
Mục tiêu, đối tượng, thông điệp, kênh, deadline phải rõ
3. Team được quyền đóng góp
Người order đưa bài toán; Marketing cùng brainstorm giải pháp
4. Có dữ liệu để bảo vệ công việc
Task, deadline, số lượng, trạng thái được ghi nhận
Điểm thứ 4 đặc biệt quan trọng. Báo cáo không phải để kiểm soát nhân sự. Mà để:
“Khi một người đang có 10 task và phát sinh thêm 5 task, chúng ta nhìn thấy được điều đó trước khi người đó bị quá tải.”
III. QUY TRÌNH 1 – ADS DỰ ÁN
A. Hiện trạng
Trước đây: Trung → tự nghĩ → tự sản xuất hình ảnh → tự chạy Ads
Ưu điểm: Nhanh, Chủ động, Ít phụ thuộc
Nhưng khi Marketing có thêm Content/Design/Video:
Cần khai thác thêm thế mạnh từng người
Ads chưa trở thành bài toán chung của team
Content chưa hiểu đủ về mục tiêu Ads
Design chưa hiểu sản phẩm dùng để làm gì
Video chưa biết đang phục vụ tầng phễu nào
Dễ xảy ra tình trạng “làm được sản phẩm nhưng chưa chắc đúng bài toán Ads.”
IV. QUY TRÌNH ADS MỚI
Bước 1 – HỌP ADS ĐẦU TUẦN (Owner: Trung)
Trung chia sẻ:
Nội dung
Cần trả lời
Campaign
Tuần này đang chạy chiến dịch nào?
Mục tiêu
Awareness / Traffic / Lead / Conversion / Retarget
Dự án
Dự án nào?
Đối tượng
Đối tượng khách hàng hướng đến
Kết quả tuần trước
CPA/CPL, CTR, số lead, chất lượng lead...
Vấn đề
Creative nào chưa tốt? Audience nào chưa tốt?
Tuần này
Giữ gì? Thay gì? Test gì?
Cần Marketing
Bao nhiêu video / ảnh / bài viết?
Sau đó team cùng brainstorm:
Ví dụ: “Khách hàng 8–15 tỷ đang cân nhắc khu Đông.”
Không dừng ở: “Làm video Privé.”
Mà phải chuyển thành Bài toán: Khách hàng có 10 tỷ nên chọn Thủ Thiêm hay Nam Rạch Chiếc?
Từ đó team có thể đề xuất: Video tư vấn, Video so sánh, Carousel, Infographic, Retarget video, Video FAQ, Testimonial, Video giải quyết objection.
V. FORM BRIEF ADS
Trường
Nội dung
Dự án
Privé
Campaign
Lead / Retarget / Conversion
Mục tiêu
Tạo nhu cầu / lấy lead / chuyển đổi
Đối tượng
30–45 tuổi, tài chính 8–15 tỷ...
Nhu cầu/Pain point
Có tiền nhưng chưa biết chọn tài sản nào
Thông điệp chính
10 tỷ nên đặt ở đâu tại khu Đông?
Hook/Headline
10 tỷ: Thủ Thiêm hay Nam Rạch Chiếc?
Keyword
10 tỷ, Metro, Thủ Thiêm, Nam Rạch Chiếc...
Ý chính
3–5 ý bắt buộc
Ý phụ
Có thể khai thác
Kênh
FB / TikTok / Reels
Format
Video 60s
Số lượng
3 video
Deadline
...
Người phụ trách
...
Quan trọng: Không phải tất cả các ô đều bắt buộc người order phải biết.
Nếu chưa có hook → Marketing cùng brainstorm.
Nếu chưa rõ format → Marketing đề xuất.
Order là điểm bắt đầu của quá trình giải bài toán, không phải bản án đóng khung sáng tạo.
VI. QUY TRÌNH 2 – ORDER TỪ GIÁM ĐỐC DỰ ÁN
1. HỌP TRIỂN KHAI DỰ ÁN
Khi dự án bắt đầu: Giám đốc dự án + Marketing cùng thống nhất:
Hạng mục
Nội dung
Dự án trọng tâm
...
Mục tiêu kinh doanh
...
Tỷ trọng Marketing
...%
Đối tượng
...
Điểm mạnh
...
Điểm khác biệt
...
Sản phẩm chủ lực
...
Vấn đề Sale đang gặp
...
Câu hỏi khách hàng thường hỏi
...
Nội dung cần truyền thông
...
Công cụ cần hỗ trợ
...
Timeline
...
VII. HỌP ĐỊNH KỲ DỰ ÁN
Cao điểm: 1 lần/tuần
Bình thường: 2–3 tuần/lần
Agenda cố định:
Dự án đang ở đâu?
Tuần vừa rồi Marketing đã làm gì?
Sale đang cần gì?
Tuần tới cần gì?
Hạng mục nào bắt buộc?
Hạng mục nào nên làm?
Marketing đề xuất thêm gì?
Khối lượng có quá tải không?
Deadline nào cần ưu tiên?
VIII. QUY TẮC ORDER MỚI
Một order không nên chỉ là: ❌ “Làm giúp anh video Privé.”
Mà tối thiểu phải có:
Làm gì?
Để làm gì?
Cho ai?
Dùng ở đâu?
Muốn người xem hiểu điều gì?
Ý chính bắt buộc là gì?
Deadline khi nào?
Ví dụ:
ORDER CHƯA TỐT: “Làm video nói về vị trí Privé.”
ORDER TỐT:
Mục tiêu: tạo nhu cầu tìm hiểu
Đối tượng: khách 8–15 tỷ
Kênh: Facebook Ads
Format: video 60s
Insight: khách đang phân vân Thủ Thiêm/Nam Rạch Chiếc
Thông điệp: nhìn vị trí không chỉ bằng khoảng cách mà bằng khả năng kết nối
Ý bắt buộc: Metro – trung tâm tài chính – kết nối khu Đông
CTA: để lại thông tin để được tư vấn sâu hơn.
Cùng là “làm video”, nhưng lượng thông tin đầu vào hoàn toàn khác nhau.
IX. QUY TRÌNH “XÁC NHẬN ORDER”
Giám đốc dự án Order ↓
Marketing tiếp nhận ↓
Marketing chuẩn hóa Brief ↓
Gửi lại xác nhận ↓
Giám đốc dự án xác nhận “ĐÚNG Ý – ĐỦ Ý” ↓
Mới chuyển sản xuất ↓
Content / Design / Video triển khai ↓
Feedback
Tại sao cần bước xác nhận? Không phải để đổ trách nhiệm. Mà để giảm:
Hiểu sai, Hiểu thiếu, Bỏ sót ý, Làm sai hướng
Feedback nhiều vòng
Tốn thời gian của cả hai bên
X. QUY TRÌNH 3 – ORDER VÀ NHẬN ORDER
Dùng một Daily Workboard thống nhất cho toàn bộ các khâu (Design, Content, Video). Mỗi người có một bảng:
Ngày
Task
Loại
Deadline
Ưu tiên
Trạng thái
Ghi chú
03/09
Banner Privé
Design
10h
P1
Đang làm
03/09
Carousel Metro
Design
15h
P2
Chờ brief
03/09
Poster livestream
Phát sinh
17h
P1
Mới nhận
Buổi sáng: Điền: “Hôm nay tôi đang làm gì?”
Trong ngày: Nếu phát sinh task: “Task nào được thêm?”
Cuối ngày: Cập nhật: “Đã xong gì / còn gì / vướng gì?”
XI. KPI ĐIỂM TASK
Nguyên tắc: Không đánh giá khối lượng bằng số task đơn thuần.
Vì: 1 banner ≠ 1 key visual, 1 resize ≠ 1 concept, 1 video 30s ≠ 1 video 90s, 1 chỉnh sửa ≠ 1 sản phẩm mới.
Do đó: KPI = Số lượng × Hệ số độ khó
Task
Điểm mẫu
Resize
0.25
Banner đơn giản
1
Social post
1
Carousel 5–7 slide
2
Infographic
3
KV campaign
5
Motion đơn giản
2
Video edit cơ bản
2
Video edit sâu
4–5
XII. DASHBOARD MỤC TIÊU
Dashboard mục tiêu sẽ thể hiện rõ các chỉ số bên dưới
Chỉ số
Hiện tại
Tổng task
126
Đã hoàn thành
78
Đang làm
32
Chờ brief
8
Chờ feedback
5
Quá deadline
3
Task phát sinh
18
Ads
24
Dự án
61
Brand
20
Nội bộ
21
Dashboard theo người
Nhân sự
Task
Điểm
Đang làm
Chờ
Lập
18
32
5
2
Dương
21
38
7
1
Content A
15
27
4
3
Editor
12
31
3
2
Dashboard tự động hóa câu hỏi “em đang làm gì?”.
XIII. CÁC MODULE MỤC TIÊU (ANH HIỆP)
Chia thành 6 module chính:
Module 01 – ORDER: Order Ads, Order Dự án, Order Brand, Order Nội bộ
Module 02 – TASK: Người phụ trách, Deadline, Priority, Status, Điểm task
Module 03 – APPROVAL: Brief, Xác nhận order, Feedback, Duyệt cuối
Module 05 – REPORT: Theo người, Theo dự án, Theo loại công việc, Theo tuần/tháng
Module 06 – DASHBOARD: BOD / Trưởng phòng nhìn nhanh: Marketing đang làm gì? Bao nhiêu việc? Ai đang quá tải? Dự án nào chiếm nhiều nguồn lực? Bao nhiêu việc phát sinh? Việc nào đang chậm?
XIV. FORM MẪU 01 – ORDER DỰ ÁN
THÔNG TIN CHUNG: 1. Dự án | 2. Người order | 3. Ngày order | 4. Deadline | 5. Mức độ ưu tiên: P1 / P2 / P3
MỤC ĐÍCH:
6. Hạng mục cần làm: Video / Hình ảnh / Bài viết / Chấm căn / Giỏ hàng / Sale Kit / Công cụ / Khác
7. Mục đích sử dụng: Nội bộ / Gửi Sale / Gửi khách hàng / Social / Ads / Event / Khác
8. Mục tiêu: ...
9. Đối tượng: ...
10. Thông điệp chính: ...
11. Các ý bắt buộc: ...
12. Các ý phụ: ...
13. Tài nguyên có sẵn: ...
14. Người xuất hiện: ...
15. Kênh sử dụng: ...
16. Yêu cầu đặc biệt: ...
XV. MẪU BRIEF ADS
Hạng mục / Nội dung: Campaign, Dự án, Funnel (TOF / MOF / BOF / Retarget), Objective, Audience, Insight, Pain point, Hook, Key message, Supporting message, Keyword, Format, Platform, Số lượng, CTA, Deadline, Người phụ trách.
XVI. MẪU DAILY WORKBOARD
Các cột: Ngày | Nhân sự | Task | Nguồn (Ads/Dự án/Brand) | Priority (P1/P2/P3) | Deadline | Status (Todo/Doing/Review/Done) | Điểm
Cuối ngày thêm: Task phát sinh hôm nay | Vướng mắc | Cần hỗ trợ | Task chuyển ngày mai.
XVII. QUY ĐỊNH PRIORITY
P1 – Bắt buộc: Ảnh hưởng trực tiếp: Kinh doanh, Ads đang chạy, Event, Deadline đối tác, BOD yêu cầu.
P2 – Quan trọng: Content kế hoạch, Video, Brand, Social, Website.
P3 – Có thể linh động: Test, Ý tưởng mới, Tối ưu, Hạng mục chưa có deadline cứng.
XVIII. TÓM TẮT
Quy trình Marketing hoàn chỉnh.
XIX. LỊCH VẬN HÀNH
Thời điểm
Hoạt động
Thành phần
Đầu tuần
Họp Marketing tổng
Toàn team
Đầu tuần
Họp Ads
Toàn team
Đầu tuần
Chốt task
Theo từng người
Hàng ngày
Update Daily Workboard
Tất cả
Hàng tuần
Họp dự án cao điểm
GĐDA + Marketing
2–3 tuần/lần
Họp dự án bình thường
GĐDA + Marketing
Cuối tuần
Tổng hợp workload/KPI
Trưởng phòng
Cuối tháng
Review hiệu quả
Marketing + BOD
XX. 5 ĐIỀU CẦN CHỐT
Từ nay Marketing không nhận order mơ hồ: Order phải có mục tiêu và đầu ra rõ ràng.
Ads trở thành bài toán chung: Content – Design – Video cùng tham gia giải bài toán creative.
GĐDA và Marketing họp định kỳ: Không chờ đến lúc phát sinh vấn đề mới order.
Tất cả task phải được ghi nhận: Không có “việc không tên”.
Dữ liệu workload dùng để bảo vệ team: Nếu quá tải → có số liệu để điều chỉnh nguồn lực, deadline hoặc ưu tiên.